Во моногих организациях основу документооборота составляют бумажные документы. Переход на электронный документооборот подразумевает постепенное уменьшение количества бумажных документов за счёт перевода их в электронный вид.
Системы потокового ввода документов (СПВД) представляют собой сложнейшие программно-аппаратные комплексы, позволяющие организовать и автоматизировать процесс перевода бумажных массивов в электронный вид и интеграцию их в систему управление предприятием.
СПВД выполняет следующие функции:
Полнотекстовое распознавание документов: формирование двухслойных PDF-файлов, разделение на отдельные документы, автоматический поворот страниц, удаление пустых страниц. Распределение заданий на атрибутирование: с участием контролёра качества, автоматическое распределение.
Атрибутирование: ввод данных с клавиатуры, выбор значений из справочников, копирование распознанного текста, автоматическое формирование значений атрибутов, двойной ввод атрибутов.
Распределение уровней доступа: операторы атрибутирования/контролёр качества, формирование групп операторов атрибутирования.
Проверка качества атрибутирования: визуальная проверка атрибутов, возврат заданий на переатрибутирование.
Экспорт документов: настройка политики экспорта
Журналы работы и отчёты: формирование журнала работы системы, формирование статистики по работе операторов за период времени.
Потоковый ввод документов кардинально увеличивает скорость обработки, исключает ошибки, связанные с человеческим фактором, а значит, позволяет существенно снизить затраты на весь цикл оцифровки документов.
Потоковый ввод документов может быть реализован в рамках комплексной автоматизации документооборота в компании, так и в качестве самостоятельного решения.