Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает ряд преимуществ:
-
Возможность организовать управления системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней права допуска к данным;
-
Удобная классификаци;
-
Быстрый поиск, печать и выгрузка документов;
-
Автоматизированная система расширинного поиска материалов по реквизитам;
-
Возможность работаь с документами не выходя из офиса (дома).
Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компаний.
Создание электронного архива состоит из нескольких этапов:
-
Подготовка первичных материалов. Оригиналы документов требуется предварительно расшивать, освободить от скрепок, других посторонних предметов и систематизировать.
-
Сканирование. Процесс имеет множество нюансов, зависящих от качества бумаги, состоянии материалов, их спецификации. Оцифровку лучше доверить специалистам.
-
Классификация – анализ материалов и формирование каталога по определенному набору собственных параметров, облегчающих поиск.
-
Создание центра управления архивом и поиска документации. Сложность каталога зависит от пожеланий заказчика и объема оцифрованных документов. При формировании электронного реестра нужно учитывать также формат материалов.