![2.jpg 2.jpg](/upload/medialibrary/db1/db19753574f60ca0efc996a4e7493634.jpg)
Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает ряд преимуществ:
-
Возможность организовать управления системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней права допуска к данным;
-
Удобная классификаци;
-
Быстрый поиск, печать и выгрузка документов;
-
Автоматизированная система расширинного поиска материалов по реквизитам;
-
Возможность работаь с документами не выходя из офиса (дома).
Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компаний.
![3.jpg 3.jpg](/upload/medialibrary/0c3/0c375a7ffc7d3d1a401b11bccec1fb83.jpg)
Создание электронного архива состоит из нескольких этапов:
-
Подготовка первичных материалов. Оригиналы документов требуется предварительно расшивать, освободить от скрепок, других посторонних предметов и систематизировать.
-
Сканирование. Процесс имеет множество нюансов, зависящих от качества бумаги, состоянии материалов, их спецификации. Оцифровку лучше доверить специалистам.
-
Классификация – анализ материалов и формирование каталога по определенному набору собственных параметров, облегчающих поиск.
-
Создание центра управления архивом и поиска документации. Сложность каталога зависит от пожеланий заказчика и объема оцифрованных документов. При формировании электронного реестра нужно учитывать также формат материалов.
![4.jpg 4.jpg](/upload/medialibrary/9df/9df406278a91a0fe57b7a611ebe81ec8.jpg)